Personuppgifts- och integritetspolicy för Svenska Kulturpärlor

Senast uppdaterad den 24 maj 2018

Vår personuppgiftspolicy beskriver hur vi inom Svenska Kulturpärlor (Kulturgastronomen AB) med tillhörande dotter-, systerbolag och verksamheter (nedan kallat Svenska Kulturpärlor) behandlar uppgifter om anställda, leverantörer och gäster. Din integritet är viktig för oss och här nedan beskriver vi hur vi använder, samlar in, skyddar och delar information om våra kunder och andra som interagerar med oss i våra verksamheter, genom våra administrations- och bokningssystem samt i våra digitala kanaler (applikationer, plattformar i sociala medier och olika hemsidor)

Policyn gäller generellt för personuppgiftsbehandlingen inom Svenska Kulturpärlor och finns till för att förklara vilken sorts data vi behandlar, varför och hur. När du godkänner denna policy och använder våra digitala kanaler eller delar information med oss samtycker du till att dina personuppgifter behandlas i enlighet med villkoren som anges i vår policy.

 

Information vi samlar in

Vi kan samla in dina personuppgifter när du besöker någon av våra verksamheter, använder Svenska Kulturpärlors digitala kanaler, registrerar dig för att använda våra Wi-Fi-nätverk, använder våra bokningssystem, kontaktar oss via telefon, deltar i tävlingar och enkäter eller på annat sätt interagerar med oss. Som personuppgifter räknas all den information som indirekt eller direkt tillsammans med andra uppgifter kan kopplas till en levande fysisk person. Det kan röra sig om dina personuppgifter som personnummer eller födelsedatum, telefonnummer, namn, e-postadress, bilder eller exempelvis IP-adress. Dina bokningar så som information om din transaktion som till exempel den produkt eller tjänst som du köpt, betalningsmetod, pris och betalningsuppgifter. Kontoinformation som du delger när du interagerar med oss så som till exempel ditt användarnamn och lösenord och på vilken plats du befinner dig. Insamlingen kan även beröra recensioner du lämnar, tider du föredrar att besöka oss eller vilka produkter och tjänster du tycker om samt andra personuppgifter du väljer att tillhandahålla när du interagerar med Svenska Kulturpärlor.

 

Hur vi använder informationen

Svenska Kulturpärlor har i verksamheterna behov och i vissa fall lagkrav av att ibland använda personuppgifter för att genomföra avtal och driva våra verksamheter (exempelvis genomföra betalningar och leverera våra produkter och tjänster). Det kan även handla om att skydda oss mot och förhindra bedrägerier och andra kriminella handlingar eller för att uppfylla skadeståndsskyldigheter. Vi har tillsammans med våra personuppgiftsbiträden alltid laglig grund för behandling av personuppgifter från våra anställda, leverantörer och gäster. Vi behandlar även personuppgifter om det finns berättigat intresse från Svenska Kulturpärlor i fall då vårt användande väger tyngre än den registrerades intresse. Detta kallas intresseavvägning och kan exempelvis handla om marknadsföring och kommunikation till dig som tidigare gäst där vi har ett intresse av att informera dig om våra produkter och tjänster som påminner om sådant som du tidigare visat intresse för. Vi har även behov av att genomföra dataanalys så som konsumentundersökningar och finansiella analyser för att driva och förbättra våra verksamheter och avgöra effekten av exempelvis försäljnings- och kommunikationsåtgärder. Vi använder även automatisk information som samlas in för att se mönster för användande av våra digitala kanaler för att förbättra effektivitet och användarvänlighet.

 

Inom följande områden behandlar vi personuppgifter

1. Kommunikation vid bokningar och administration
Vi behandlar personuppgifter för att kunna leverera och få betalt för våra produkter och tjänster. De personuppgifter som samlas in kommer från personen som själv registrerar sig vid exempelvis bokningar och betalningar. Detta innefattar e-postadress, kortnummer, försäljningsställe, adress, företagsnamn, fakturanummer, belopp, telefonnummer, namn, information i bokningar, tid, detaljer om beställningen och eventuella allergier eller andra önskemål kring mat och boende.

2. Information kring anställda, inklusive praktikanter, samt leverantörer
I verksamheterna ingår att administrera personal och exempelvis betala ut löner eller administrera kostnader för leverantörer. I det arbetet krävs av bland annat Skatteverket att vi behandlar personuppgifter. Vi behandlar uppgifter som kommer från personen som själv uppger information så som kontonummer, anhöriginformation, e-postadress, namn, tillgänglighet på arbetsplatsen, adress, telefonnummer, lönespecifikationer, faktureringsuppgifter, skolor, inkomst- och kontrolluppgifter.

3. Kommunikation och marknadsföring
Inom Svenska Kulturpärlor använder personuppgifter för att kommunicera och marknadsföra våra produkter och tjänster. Den här typen av kommunikation sker efter intresseavvägning eller samtycke med den vi kommunicerar med och uppgifterna kommer från att personerna registrerat sig för exempelvis nyhetsbrev, använt våra digitala kanaler eller önskat information från oss via andra kanaler. Det kan även innefatta bilder och videoklipp där personen medverkar då personen i fråga har besökt våra pärlor i samband med att någon av Svenska Kulturpärlors kontrakterade fotografer eller medarbetare dokumenterat verksamheterna. De uppgifter vi använder oss av är adress, svarsresultat vid förfrågningar, namn och e-postadress, telefonnummer, IP-adress och användarinformation från digital insamling så som geografisk placering, cookies, sök-, navigations- och besökshistorik, och i förekommande fall bilder och videoklipp. I detta avsitt innefattas även gäst-enkäter och tävlingar som genomförs för att förbättra Svenska Kulturpärlors produkter och tjänster. Syftet är att ge dig som gäst information och erbjudanden som är relaterade till dina köp, kontakter eller på annat sätt visade intressen för våra produkter och tjänster.

4. Rättsliga krav
Svenska Kulturpärlor kan även behandla personuppgifter för att säkra information inför eventuella klagomål och reklamationer från våra kunder eller för eventuella rättsprocesser. Den information som behandlas kommer i första hand från personen som registrerat sig men kan även komma från tredje part så som åklagarmyndigheter, försäkringsbolag och andra myndigheter och instanser. Uppgifter som sparas gäller e-postadress, adress, namn, personnummer, kontonummer, telefonnummer och information av beskrivande karaktär för när, var och vad som inträffat. Även bild-, video och ljudupptagningar kan sparas vid särskilda fall.

 

Personuppgifter av särskild karaktär

I några fall behandlar Svenska Kulturpärlor personuppgifter som avser särskilda kategorier. För gäster behandlas uppgifter om hälsa i de fall då gästen meddelar oss eventuella allergier eller annan information gällande sin hälsa inför eller under köp av våra produkter och tjänster. Gällande anställda, praktikanter och i vissa fall leverantörer behandlas även information om personens hälsa då utifrån personens egen inlämning av dessa uppgifter av säkerhetsskäl. I anställningsinformation, då det är nödvändigt av arbetsrättsliga skäl, kan tillhörighet i facklig organisation behandlas.

 

Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträden

I de flesta fall Kulturgastronomen AB personuppgiftsansvarig och ansvarar därmed för varför och uppgifter sparas och behandlas. I några fall kan ett enskilt dotter- eller systerbolag vara personuppgiftsansvarig. Även tredje part kan ansvara för behandlingen tillsammans med Svenska Kulturpärlor och i flera fall kan Svenska Kulturpärlor utse personuppgiftsbiträden som behandlar personuppgifterna på uppdrag av Svenska Kulturpärlor i exempelvis markandsföringssyfte. I de fall skrivs personsuppgiftsbiträdesavtal mellan parterna för att säkerställa en hög nivå av säkerhet.

 

Behandling av information

Svenska Kulturpärlors bolag delar personuppgifter och information mellan varandra vid behov så som exempelvis bokningar, gäst-enkäter, betalningar och marknadsföring. Teknikleverantörer som lagringstjänster, e-posttjänster och övriga IT-leverantörer har på uppdrag av Svenska Kulturpärlor rätt att lagra vår information och att skydda dina personuppgifter när så görs. Myndigheter och andra som ställer lagkrav eller vid eventuella processer i rättssak kan personuppgifter behandlas. Vid betalningar och bokningar kan exempelvis bokningsbolag och banker ha behov av att dela relevant information för att genomföra sina åtaganden. Vid en eventuell försäljning av verksamheten eller delar av den kan även personuppgifter komma att delas med köparen.

 

Informationssäkerhet

Svenska Kulturpärlor åtar sig att vidta lämpliga åtgärder för att dina personuppgifter ska behandlas på ett säkert sätt. Det betyder att vi har såväl tekniska som fysiska tillvägagångssätt för att skydda dina uppgifter från att hamna i fel händer. Vi uppdaterar ständigt vårt informationssystem med målet att personuppgifter behandlas inom EU/EES-området. Några av våra tekniska leverantörer kan behandla personuppgifter utanför detta område men vi säkerställer alltid att dina uppgifter är skyddade enligt samma krav som regler inom EU/EES-området. Vi skyddar personuppgifterna från spridning, destruktion, åtkomst av obehörig (genom rutiner för vem som har behörighet att använda uppgifterna internt).Vi säljer inte dina personuppgifter vidare till tredje part så vida du uttryckligen inte gett oss tillstånd att göra det.

 

Tidsperiod

Vi sparar dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för vad de används till, till exempel så länge det krävs för att vi ska kunna tillhandahålla våra produkter och tjänster, för att förbättra och utveckla våra tjänster och produkter samt skicka dig information och marknadskommunikation. I de fall det är nödvändigt sparar vi dina uppgifter under den tid som krävs för att vi ska uppfylla våra skyldigheter enligt lag. Perioden vi sparar varierar alltså beroende på vilka uppgifter vi sparar och till vilket ändamål.

Vi har rätt att använda dina kontaktuppgifter för marknadsföring under den tid du har ett kundförhållande till oss och under en period efter det förutsatt att du inte invänder dig emot det. Dina uppgifter kan användas och sparas i upp till 36 månader från det datum som kundförhållandet startade. Om du kontaktat oss i syfte att begära en offert, prisförfrågan eller motsvarande men därefter väljer att inte gå vidare och bli kund hos oss sparar vi dina uppgifter i upp till 6 månader. Är offerten aktiv längre än så sparas dina uppgifter till dess att den inte längre är aktiv. Känsliga uppgifter om exempelvis kost och allergier sparas under kortare tid men så länge som vi har behov av informationen för att kunna tillgodose dina behov och önskemål. Som anställd sparar vi dina uppgifter i upp till 36 månader från det att du avslutat din anställning.

Dina personuppgifter tas bort eller görs anonyma när de inte längre är relevanta för det syfte som de samlades in för.

Dina uppgifter sparas under en längre tid än vad vi nämner ovan om det finns lagkrav som vi ska uppfylla, om det är en tvist som ska avgöras eller om du godkänt det.

 

Ändringar av personuppgifts- och integritetspolicyn

Svenska Kulturpärlor kan ändra i denna policy. Vi uppdaterar då policyn här på sidan och datumet för när policyn uppdaterades anges högst upp på sidan. Besök vår policy regelbundet för att hålla dig uppdaterad. Vid större förändringar informerar vi även via våra digitala kanaler och ändringarna i de fall kommer träda i kraft efter 30 dagar från att informationen först kommunicerades ut.

 

För frågor gällande denna
policy kontakta oss!

Det är din rätt att få information om dina personuppgifter behandlas av oss och i de fall vi behandlar dessa i vilket syfte, vilka uppgifter vi behandlar. Du har vidare rätt att ändra, begränsa eller radera de uppgifter vi behandlar (dock ej i fall där vi har lagkrav på oss att behandla dina uppgifter). I dessa fall ber vi dig kontakta oss på adressen nedan. Enligt lag kan vi ha skyldiga att lagra information om dig och för att din information inte ska vara trygg kan vi be dig verifiera din identitet för att vi ska kunna hjälpa dig i ditt ärende. I de fall du önskar har du rätt att klaga vid tillsynsmyndigheten. Vi lagrar dina personuppgifter under den tid som är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla syftet med lagringen enligt denna policy.

Gäller ditt ärende direktmarknadsutskick har du rätt att när som helst avregistrera dig från våra nyhetsbrev, vilket du enklas gör direkt i nyhetsbrevets sidfot.

Personuppgiftsansvarig är Kulturgastronomen AB, 556709-3686

Kontaktinformation:
Dataskyddsansvarig
Svenska Kulturpärlor
c/o Södertuna Slott
646 91 Gnesta